PROCEDIMENTO PARA RECEPÇÃO E DIRECIONAMENTO
DE NOVOS VOLUNTÁRIOS IDOM-VOL-001
DATA :24/11/2020 REV:00
SUMÁRIO
3 DESCRIÇÃO E RESPONSABILIDADES 2
4.1 ANEXO I - FORMULÁRIO DE CADASTRO DE NOVOS VOLUNTÁRIOS 4
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OBJETIVO
O objetivo deste Documento é definir o procedimento quanto à recepção de Novos Voluntários. Este documento é direcionado para voluntários do Instituto Dom e outras pessoas envolvidas no trabalho social desta organização.
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DEFINIÇÕES
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IDOM: Instituto Dom
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Voluntário: Pessoa que desenvolverá atividades internas e/ou externas no IDom de forma voluntária, sem remuneração.
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Voluntário Antigo: Um voluntário experiente do IDom que tem conhecimento de como o IDom funciona e que tem tranquilidade em conversar sobre o IDom com outras pessoas.
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Voluntário Captador: Trata-se do voluntário antigo do IDom que indica, recomenda, encaminha ou traz o novo voluntário para o IDom. Em algumas situações, quando o novo voluntário entra em contato por e-mail ou pelo website, não haverá Voluntário Captador.
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Novo Voluntário: Trata-se do voluntário interessado em se juntar ao IDOM.
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Comitê Julgador: Comitê ou voluntário escolhido pela Governança do Instituto Dom para julgar, aprovar e direcionar os novos Voluntários.
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DESCRIÇÃO E RESPONSABILIDADES
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Geral
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Atrair e reter novos voluntários é uma atividade muito importante que exige atenção e dedicação.
Nas atividades do Instituto Dom, será importante ter voluntários versáteis em mais de uma área e com alguma flexibilidade. Isso porque as atividades e áreas da organização podem ter necessidades diferentes em momentos diferentes.
Uma vez que o Novo Voluntário se interessa por ajudar o Instituto Dom, primeiro será importante que um Voluntário Antigo possa dar as boas-vindas a ele(a) através de um telefonema. Neste telefonema ocorrerá uma pré qualificação do Novo Voluntário.
PRÉ QUALIFICAÇÃO REALIZADO PELO VOLUNTÁRIO ANTIGO
Telefonar ao Novo Voluntário informando o seguinte:
a. Agradecer o interesse em ajudar;
b. Explicar rapidamente o que o Instituto Dom faz e como faz;
c. Dizer brevemente que trabalhamos virtualmente, usando algumas ferramentas online como WhatsApp, uma ferramenta de tarefas chamada Trello, um sistema online, e outros.
d. Perguntar ao voluntário(a) sobre suas habilidades, interesses ou o que tem vontade de fazer. Registrar estas informações no cadastro de Novos Voluntários (ANEXO I) - campos relativos à fase de Pré qualificação.
e. Explicar sobre a existência do “Termo de compromisso de Voluntário” (IDOM-VOL-002) enfatizando que temos esta obrigatoriedade legal.
f. Perguntar se ficou alguma dúvida e informar que tendo dúvidas futuras, o Novo Voluntário deve ficar à vontade para perguntar via WhatsApp, e-mail ou telefone.
Informar ao Novo Voluntário que ele(a) será adicionado(a) a um grupo geral de WhatsApp ou a um grupo específico de WhatsApp de acordo com suas habilidades e de acordo com a forma como ele(a) pode ajudar o IDom após uma avaliação interna.
FASE DE AVALIAÇÃO PELO COMITÊ JULGADOR
De posse do Formulário preenchido na fase de pré qualificação - ANEXO I, o Comitê Julgador deverá avaliá-lo e dar um parecer final sobre a aceitação do Novo Voluntário e a área, a princípio, que ele será direcionado, registrando estas informações no Formulário ANEXO I. O Comitê Julgador deve informar sua decisão ao Voluntário Antigo.
2º CONTATO COM O NOVO VOLUNTÁRIO
Após a definição do Comitê Julgador, os seguintes passos devem ocorrer, dependendo se o Novo Voluntário foi aprovado ou reprovado:
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Caso tenha sido Reprovado, o Voluntário Captador (ou o Voluntário Antigo) deve entrar em contato por telefone com o Novo Voluntário informando que não existe encaixe, sinergia e/ou área de trabalho disponível para ele(a), neste momento. Deve-se agradecer ao Novo Voluntário e informar que futuramente a situação poderá ser outra.
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Caso tenha sido Aprovado, o Voluntário Antigo deve adicionar o Novo Voluntário no grupo de Novos Voluntário do IDom no WhatsApp, conforme já havia sido informado. O restante da comunicação, dos passos abaixo, entre o Novo Voluntário e o Voluntário Antigo será via mensagens WhatsApp privativo ou por telefone.
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O Voluntário Antigo deverá informar ao Novo Voluntário o nome e contato da pessoa responsável pela área que ele atuará informando que esta pessoa também entrará em contato. Caso não exista pessoa ou área onde o Novo Voluntário atuará logo de início, o Novo Voluntário permanecerá no grupo WhatsApp sem área específica, até que ele(a) se encaixe em alguma área.
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O Voluntário Antigo enviará ao Novo Voluntário o “Termo de Compromisso de Voluntário” (IDOM-VOL-002), que deverá ser assinado e escaneado pelo Novo Voluntário. Caso não queria assinar, o processo deverá ser encerrado e o Novo Voluntário excluído dos grupos WhatsApp.
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O Voluntário Antigo deverá informar ao Novo Voluntário do website e redes sociais do IDom, conforme abaixo:
https://www.institutodom.org.br Website
https://www.instagram.com/oinstitutodom Instagram
https://www.youtube.com/c/InstitutoDom YouTube
https://www.facebook.com/oinstitutodom Facebook
https://www.linkedin.com/company/o-instituto-dom/ LinkedIn
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O Voluntário Antigo deverá repassar ao Novo Voluntário o vídeo de boas-vindas que possui informações básicas do IDom.
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Por fim, o Voluntário Antigo enviará o Formulário de Cadastro de Novos Voluntários – ANEXO I, devidamente preenchido e aprovado, ao responsável da área escolhida no IDom, caso exista área específica para este Novo Voluntário no momento.
Caso o responsável da área faça contato com o Novo Voluntário, este deverá agradecer novamente pela sua disponibilidade e deverá apresentar como sua área trabalha através do treinamento em seus procedimentos que deverá ser registrado conforme procedimento específico (IDOM-VOL-003). Deverá também acordar com o Novo Voluntário o que espera dele.
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FORMULÁRIOS E REGISTROS
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ANEXO I - FORMULÁRIO DE CADASTRO DE NOVOS VOLUNTÁRIOS
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